O Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas, criado através da Deliberação CONSU-A-039/1989 e reformulado pelas Deliberações CONSU-A-008/1995 e CONSU-A-010/2013 de 28/05/2013, prevê uma estrutura de integração das unidades e órgãos de arquivos da Universidade Estadual de Campinas, tendo o Arquivo Central/SIARQ como órgão de coordenação.
De acordo com a Deliberação de sua criação, o Arquivo Central/SIARQ compreenderá ainda seus órgãos consultivos: Conselho Consultivo (CONSUL/SIARQ) e a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD/SIARQ); e a Rede de Arquivos e os Protocolos e Comissões Setoriais de Arquivos (CSArqs) das unidades e órgãos.
Organograma do AC-SIARQ
A atual estrutura do Arquivo Central, aprovada pela Deliberação CAD-31/2021, é composta pelas áreas de Serviços, Apoio e Coordenação:
Órgãos Consultivos
Conselho Consultivo do SIARQ - CONSUL/SIARQ
De acordo com o Artigo 18 da Deliberação CONSU A-10/2013, o Conselho Consultivo do Arquivo Central é um órgão permanente, integrado por docentes e servidores técnicos administrativos, indicados por diretores das áreas de Ciências Exatas e Tecnológicas, Biomédicas e Humanas além da Pró Reitoria de Desenvolvimento Universitário, Administração Geral, Serviços de Protocolos e Arquivo e discentes indicados pela Comissão Central de Graduação e Comissão Central de Pós-Graduação, todos nomeados a cada quatro anos pelo Reitor.
Competências atribuídas ao Conselho:
- Formular e propor a política arquivística para o Sistema de Arquivos da Universidade;
- Emitir parecer sobre propostas de acordos e convênios com outras instituições, para fins de pesquisa e/ou assessoria técnica do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP;
- Formular e propor políticas de difusão, reprodução e acesso ao acervo de documentos do SIARQ/UNICAMP;
- Promover eventos científicos visando disseminar o acervo documental da UNICAMP, para fins de pesquisa;
- Viabilizar a recuperação de recursos para a infraestrutura e aperfeiçoamento do Sistema de Arquivos, junto às agências de fomento;
- Atuar na interface Arquivo Central e unidades acadêmicas, tendo em vista a promoção de pesquisas fundamentadas nos acervos do SIARQ/UNICAMP;
Composição do Conselho Consultivo SIARQ para o quadriênio 2018/2021 nomeada pela Portaria GR-068/2019
Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD/SIARQ
De acordo com os artigos 22 e 23 da Deliberação CONSU A-10/2013, a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD), é um órgão de caráter permanente do SIARQ / UNICAMP que elabora e acompanha, juntamente com Comissões Setoriais de Arquivos (CSArqs), o processo de avaliação de documentos da Universidade.
Função de orientar e normalizar:
- A produção e fluxo de documentos;
- A composição de tabelas de temporalidades e planos de destinação de documentos;
- A incorporação dos acervos;
- A preservação do patrimônio documental.
O processo de avaliação consiste na determinação do ciclo de vida dos documentos, na correção de prazo de guarda e em sua destinação final – à eliminação dentro de prazos legais ou guarda permanente. O processo de avaliação tem por base o levantamento da produção documental, como instrumento de identificação de funções e atividades geradoras de documentos de arquivo.
Composição da CCAD (quadriênio 2024-2028) na Portaria GR-050/2024
Rede de Protocolos e Arquivos
Comissões Setoriais de Arquivos - CSArqs
As Comissões setoriais são nomeadas por diretores de órgãos e unidades com a finalidade de gerir os documentos produzidos e realizar a avaliação para a destinação final. São integradas por servidores responsáveis pelas atividades de protocolos e arquivos. De acordo com a Deliberação CONSU-A 10/2013 em seu Artigo 27, tem como competências:
- Propor a CCAD/SIARQ prazos de guarda dos documentos, em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de temporalidade;
- Assessorar a CCAD/SIARQ no processo de avaliação de documentos sempre que convocada;
- Assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos arquivos das unidades e órgãos;
- Propor e acompanhamento a organização de protocolos e arquivos no âmbito das unidades e órgãos.
Protocolos e Arquivos das unidades e órgãos
Os protocolos e arquivos das unidades e órgãos são os serviços responsáveis pelas atividades de registro de documentos ou expedientes, autuação de processos, bem como por sua tramitação, arquivamento e destinação, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central. São competências dos protocolos e arquivos, segundo a Deliberação CONSU-A 10/2013 no Artigo 30:
- Racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados;
- Conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas das unidades e órgãos os quais estão subordinados;
- Manter o cadastro e o controle dos usuários do sistema informatizado de protocolo e arquivo;
- Manter o cadastro de protocolos e de arquivos existentes e seus respectivos acervos documentais;
- Atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
- Participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação ao Arquivo Central;
- Orientar ou coordenar a execução de programas, diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
- Proceder às autuações de processos e os registros de documentos ou expedientes da unidade e/ou órgão;
- Controlar a tramitação e a distribuição de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos, zelando pela qualidade das operações e condições físicas;
- Efetuar o encerramento de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos visando transferências nos prazos estabelecidos;
- Proceder ao arquivamento e conservação de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos.