Profissionais de arquivos e centros de documentação da Unicamp que integram o Repositório Digital de Documentos Arquivísticos Permanentes e do Sistema Informatizado de Acervos Permanentes (ReDiSAP) podem contar com normativas para identificar e distinguir documentos do repositório, a fim de assegurar a eficácia na recuperação das informações. Trata-se do Manual de Procedimentos para Identificação e Descrição de Documentos Digitais, elaborado por um grupo de trabalho, conforme Instrução do Comitê Gestor/ReDiSAP n°01/2026 e aprovado na última reunião do comitê, realizada em abril.
Sob a liderança da equipe do AC/SIARQ integrantes do GT desenvolveram, de forma colaborativa, uma metodologia que previsse o uso de padrões mínimos compartilhados entre os órgãos, sem anular as especificidades administrativas de cada órgão. Na primeira parte, voltada para o Archivematica, o manual apresenta padrões a nomenclatura para os objetos digitais, baseando-se nos códigos de referência e indicadores de representação, e definiu as regras para preenchimento de metadados descritivos mínimos. Na segunda, centrada no AtoM, o documento apresenta definição de regras para uso de descritores utilizados como pontos de acesso, devido a sua importância para facilitar a recuperação das informações preservadas no repositório.
Todas as propostas foram baseadas em normas nacionais e internacionais de descrição arquivística, bem como em boas práticas de tratamento e indexação, já consolidadas, como a “Organização de representantes digitais no Arquivo Nacional: Manual de Procedimentos” (2023); “Normas para indexação de nomes geográficos” (IBGE); “Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias” (ISAAR-CPF, 2003); “Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística” (ISAD-G, 2000) e “Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE, 2006)”.De acordo com a historiadora Rafaela Basso, coordenadora do grupo “Normativas de apoio” e diretora de Gestão e Preservação de Documentos e Informação do AC/SIARQ, a publicação é um passo importante para a transparência das ações. “Além disso, pode servir como referência para outros centros e arquivos que busquem estabelecer padrões mínimos de descrição, garantindo a consistência de suas bases de dados”, afirma.
Acesse o Manual, que também está disponível no Portal do ReDiSAP.
