Não. Fizemos a atribuição da permissão Processo Digital (a qual engloba as permissões para Protocolo, Trâmite, Registro, Captura, Assinatura, entre outras) para todos usuários que já possuíam a permissão para protocolar processos físicos e aqueles que já possuíam a permissão ao módulo Atos Administrativos. Apesar disto, é de responsabilidade da unidade decidir se a autuação passará a ser descentralizada ou não.

Atualmente não há a obrigatoriedade. Será publicado um instrumento normativo explicando alguns procedimentos e implicações do Processo Digital e acreditamos que nela haverá uma data com a definição de quando a obrigatoriedade começará.

A inclusão de documentos digitais em processos/dossiês só é permitida quando o protocolo está localizado na unidade do usuário. Neste sentido, é necessário verificar se o protocolo já foi encaminhado e recebido na unidade antes de fazer a inclusão do documento digital.

Sim. No momento da inserção do documento, há o campo Fórmula Diplomática, o qual determina o nome que será exibido na árvore do processo digital. O mesmo pode ser aplicado para dossiês.

No SIGAD já existe a funcionalidade Produção, a qual permite, através de modelos criados previamente, a edição de um documento através de um editor de texto e então registrá-lo. No entanto, atualmente esta funcionalidade está disponível apenas para algumas unidades que foram treinadas especificamente na época em que fazíamos o treinamento presencial. Num futuro próximo, divulgaremos vídeos e materiais de apoio para compreender a funcionalidade e faremos a implantação de maneira a contemplar toda universidade.

A conclusão de ação é o ato de encerrar as atividades de uma unidade/órgão no processo em um determinado momento do fluxo, portanto, pode ser feita por qualquer unidade/órgão que esteja com o processo no momento.A conclusão de ação pode se dar em dois momentos: na tramitação do processo para outra instância, de forma automática; ou direto na ficha do processo se a unidade/órgão que está encerrando a ação não precisar tramitar o processo naquele momento.

Exemplo: o SIARQ encaminhou um processo simultaneamente para a DGA e o GR. O GR incluiu uma informação no processo e precisa tramitar para a PG. Ao tramitar esse processo e não marcar a opção “manter documento aberto na unidade órgão”, o SIGAD automaticamente concluirá a ação do processo no GR. Em termos práticos, ao encaminhar o processo com conclusão de ação o GR perde as permissões para editar o processo, mantendo somente as permissões de consulta se o acesso do processo for público.

A opção “manter aberto na unidade/órgão” é utilizada quando a área precisa tramitar o processo, mas ainda precisa executar ações nele, especialmente se for inclusão de documentos.

Neste mesmo exemplo, se o GR só precisasse incluir a informação, sem necessidade de trâmites adicionais, ele poderia acessar a ficha do processo e concluir a ação. O GR seria removido das localizações do processo e não teria mais as permissões de edição.

Quanto ao encerramento, encerrar um processo significa que a ação que motivou sua abertura foi finalizada. Por exemplo: patrimoniamento de bens - ao patrimoniar os bens e proceder às devidas formalizações, o processo pode ser encerrado. Vida funcional e afins - após o desligamento do funcionário e as devidas formalizações, o processo pode ser encerrado. A partir do encerramento o sistema começará a contar os prazos de guarda e, posteriormente, ao atingir os prazos, proceder à eliminação ou guarda permanente de acordo com tipo documental.

Ao selecionar um processo já recebido, o SIGAD habilita, ao final da tela, o botão “Alterar Responsável”. Neste campo é possível informar o nome do usuário que deverá ser o responsável pelas ações nos processos em questão, facilitando assim a organização e a identificação de quais processos devem ser respondidos por quais usuários. No entanto, esta função é apenas um direcionamento, pois os processos continuarão aparecendo pendentes para todos os usuários da área.

Os documentos digitais inseridos dentro de processos ou dossiê são passíveis de exclusão ou cancelamento. A exclusão é possibilitada enquanto o processo ou dossiê não foi tramitado contendo o documento e enquanto o documento não foi visualizado por usuários de outras áreas. Ao realizar a exclusão, o SIGAD exclui o item da árvore (sessão “documento digital” do protocolo) e consequentemente o PDF.

Se o documento já foi visualizado por usuários de outras áreas ou ele já foi tramitado enquanto estava dentro do protocolo, este documento só é passível de cancelamento. Ao cancelar o documento, o item na árvore permanece e ao clicar nele, no lugar do conteúdo do pdf, é exibido uma página informando sobre o cancelamento e o motivo da operação.

Embora seja processo digital, é necessário lembrar da importância da constituição do processo de forma que não é possível simplesmente remover documentos já inseridos num processo a qualquer momento. Nesse sentido, é muito importante conferir o documento antes de sua inserção para evitar erros relacionados ao cancelamento ou relacionados à ordenação.

Qualquer usuário que possua login SiSe pode ser cadastrado no SIGAD com a devida permissão. Isto inclui docentes, funcionários, estagiários, alunos e inclusive usuários externos à universidade. Reforçamos que qualquer usuário deve assinar os documentos que lhe são competentes considerando a função ocupada. 

Alunos e usuários externos podem ser cadastrados, mas a permissão deles se restringe à assinatura de documentos lhes foram indicados e a consulta dos documentos já assinados por eles.

Neste caso, é necessário que as áreas façam a indicação de assinatura ao código de sua unidade, ao invés de indicar diretamente um usuário. No campo “unidade” que aparece em “Gerenciar Assinaturas” é possível indicar um código de unidade e isso faz com que usuários do código indicado tenham a permissão para gerenciar as assinaturas do documento tratado.

Desta forma, o email que estiver cadastrado naquele código de unidade receberá uma notificação com as instruções de como deve ser feito o gerenciamento da assinatura no documento e, assim, será possível ter esta intermediação nas assinaturas efetuadas pela diretoria.

Não. Lembre que há duas instâncias distintas: a ficha de registro e o documento digital que é capturado no registro. Cada um pode ter ações distintas e caso precise corrigir o conteúdo do documento digital, é necessário excluí-lo e depois realizar a captura do documento corrigido. Mais detalhes podem ser encontrados no vídeo https://www.youtube.com/watch?v=RJT-LqPAqWc&list=PLZ_2PACxwB5p29sirGInjBvlFtdYf8Iu4&index=7.

Não. Para indicar um usuário para assinatura basta que este usuário tenha a permissão para assinatura. Este usuário pode ser de qualquer unidade e na indicação não há trâmite do documento. Mais detalhes em https://www.youtube.com/watch?v=nq-UFPDb-Vk&list=PLZ_2PACxwB5p29sirGInjBvlFtdYf8Iu4&index=8.

É possível criar códigos não-oficiais no SIGAD (não interfere na Tabela Pública) para essas áreas (comissões, conselhos, congregação etc.), vinculados a um código oficial. A partir desse código, o gerenciamento dos documentos dessas áreas é permitido.

Não é necessário pedir autorização, mas se a numeração de algum desses documentos já foi iniciada, será necessário informar o último número para o SIARQ antes de registrar o próximo documento, para que a configuração no SIGAD seja feita.

A impressão de um documento assinado eletronicamente é uma cópia (o documento original é a versão digital). Sendo assim, é necessário avaliar cada caso, no sentido de averiguar as consequências de prosseguir com uma cópia do documento no processo.

Neste caso, a melhor alternativa seria criar um dossiê e registrar as deliberações dentro dele. Para mais detalhes sobre esse procedimento, consultar https://www.youtube.com/watch?v=cIGI6JnSdLg&list=PLZ_2PACxwB5p29sirGInjBvlFtdYf8Iu4&index=18. 

Entre em contato com o SIARQ através do protcent@unicamp.br mencionando a espécie que se deseja criar e qual o contexto de sua emissão. Avaliaremos o caso e criaremos a espécie no SIGAD ou mostraremos uma outra opção adequada.

Documentos nato-digitais são aqueles já criados em meio digital; documentos digitalizados são aqueles que passaram por procedimento de conversão para obtenção de cópia digital (foram escaneados, por exemplo). Sendo assim, um documento criado em meio digital, convertido em PDF e já disponibilizado no SIGAD (para assinatura ou outras providências) deve ser considerado NATO-DIGITAL. Por outro lado, se um documento é criado em meio digital, mas depois é impresso e assinado fisicamente, tornando-o documento original, ao ser escaneado para inclusão no SIGAD deve ser considerado DOCUMENTO DIGITALIZADO.

Não necessariamente. Recomendamos o registro para os atos administrativos numerados, tais como ofícios, pareceres, deliberações etc. Documentos que não precisam dessa numeração e serão tramitados de forma avulsa podem ser apenas protocolados, como formulários, por exemplo. Atas e pautas geralmente são incluídas em dossiês específicos para este fim, já que também não possuem esse controle anual de numeração. Não existe uma regra, cada unidade/órgão verifica o que melhor atende suas necessidades.

Obs.: caso o documento avulso seja juntado direto em dossiê/processo e não precise de número de registro ou protocolo, juntar pela opção Capturar. Para maiores informações chegue o vídeo abaixo: 

https://www.youtube.com/watch?v=VWQ2wFdDfPM&list=PLZ_2PACxwB5pgKXh62Fpl2Et2fPgDaVpF&index=6&t=20s.

1ª opção: abrir um dossiê ou processo, dependendo da complexidade do assunto, e juntar o documento recebido mais as respostas necessárias (através do botão Documento SIGAD, no primeiro caso; analisar como a resposta será produzida para verificar a forma de inclusão no dossiê/processo). Lembrete: um documento avulso juntado a outro gera um conjunto, no caso, dossiê ou processo. 

2ª opção: em caso de resposta simples: registrar/protocolar a resposta no SIGAD, relacionando com o documento que motivou a resposta (área Documentos Relacionados nas fichas de registro e protocolo); ao devolver para o remetente, encaminhar os dois documentos.

Após a análise de prazos e destino de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos vigente, relacionar os documentos que já cumpriram o prazo de arquivamento e com destino à eliminação, em formulário - relação de eliminação de documentos. Após preenchimento e aprovação do formulário, encaminhar ao Arquivo Central – SIARQ, seguindo os passos presentes na Instrução de Eliminação,  para autorização e publicação em edital de ciência de eliminação de documentos.

Os documentos que não constam em Tabela de Temporalidade de Documentos vigentes somente poderão ser eliminados com autorização do Arquivo Central do SIARQ. É necessário o preenchimento do formulário para emissão de parecer CCAD da Comissão Central de Avaliação de Documentos -, e após aprovação encaminhar ao Arquivo Central – SIARQ, para submeter a aprovação da CCAD que emitirá parecer favorável a eliminação.