Não. Fizemos a atribuição da permissão Processo Digital (a qual engloba as permissões para Protocolo, Trâmite, Registro, Captura, Assinatura, entre outras) para todos usuários que já possuíam a permissão para protocolar processos físicos e aqueles que já possuíam a permissão ao módulo Atos Administrativos. Apesar disto, é de responsabilidade da unidade decidir se a autuação passará a ser descentralizada ou não.
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Atualmente não há a obrigatoriedade. Será publicado um instrumento normativo explicando alguns procedimentos e implicações do Processo Digital e acreditamos que nela haverá uma data com a definição de quando a obrigatoriedade começará.
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A inclusão de documentos digitais em processos/dossiês só é permitida quando o protocolo está localizado na unidade do usuário. Neste sentido, é necessário verificar se o protocolo já foi encaminhado e recebido na unidade antes de fazer a inclusão do documento digital.
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Sim. No momento da inserção do documento, há o campo Fórmula Diplomática, o qual determina o nome que será exibido na árvore do processo digital. O mesmo pode ser aplicado para dossiês.
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No SIGAD já existe a funcionalidade Produção, a qual permite, através de modelos criados previamente, a edição de um documento através de um editor de texto e então registrá-lo. No entanto, atualmente esta funcionalidade está disponível apenas para algumas unidades que foram treinadas especificamente na época em que fazíamos o treinamento presencial. Num futuro próximo, divulgaremos vídeos e materiais de apoio para compreender a funcionalidade e faremos a implantação de maneira a contemplar toda universidade.
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A conclusão de ação é o ato de encerrar as atividades de uma unidade/órgão no processo em um determinado momento do fluxo, portanto, pode ser feita por qualquer unidade/órgão que esteja com o processo no momento.A conclusão de ação pode se dar em dois momentos: na tramitação do processo para outra instância, de forma automática; ou direto na ficha do processo se a unidade/órgão que está encerrando a ação não precisar tramitar o processo naquele momento.
Exemplo: o SIARQ encaminhou um processo simultaneamente para a DGA e o GR. O GR incluiu uma informação no processo e precisa tramitar para a PG. Ao tramitar esse processo e não marcar a opção “manter documento aberto na unidade órgão”, o SIGAD automaticamente concluirá a ação do processo no GR. Em termos práticos, ao encaminhar o processo com conclusão de ação o GR perde as permissões para editar o processo, mantendo somente as permissões de consulta se o acesso do processo for público.
A opção “manter aberto na unidade/órgão” é utilizada quando a área precisa tramitar o processo, mas ainda precisa executar ações nele, especialmente se for inclusão de documentos.
Neste mesmo exemplo, se o GR só precisasse incluir a informação, sem necessidade de trâmites adicionais, ele poderia acessar a ficha do processo e concluir a ação. O GR seria removido das localizações do processo e não teria mais as permissões de edição.
Quanto ao encerramento, encerrar um processo significa que a ação que motivou sua abertura foi finalizada. Por exemplo: patrimoniamento de bens - ao patrimoniar os bens e proceder às devidas formalizações, o processo pode ser encerrado. Vida funcional e afins - após o desligamento do funcionário e as devidas formalizações, o processo pode ser encerrado. A partir do encerramento o sistema começará a contar os prazos de guarda e, posteriormente, ao atingir os prazos, proceder à eliminação ou guarda permanente de acordo com tipo documental.
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Ao selecionar um processo já recebido, o SIGAD habilita, ao final da tela, o botão “Alterar Responsável”. Neste campo é possível informar o nome do usuário que deverá ser o responsável pelas ações nos processos em questão, facilitando assim a organização e a identificação de quais processos devem ser respondidos por quais usuários. No entanto, esta função é apenas um direcionamento, pois os processos continuarão aparecendo pendentes para todos os usuários da área.
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Os documentos digitais inseridos dentro de processos ou dossiê são passíveis de exclusão ou cancelamento. A exclusão é possibilitada enquanto o processo ou dossiê não foi tramitado contendo o documento e enquanto o documento não foi visualizado por usuários de outras áreas. Ao realizar a exclusão, o SIGAD exclui o item da árvore (sessão “documento digital” do protocolo) e consequentemente o PDF.
Se o documento já foi visualizado por usuários de outras áreas ou ele já foi tramitado enquanto estava dentro do protocolo, este documento só é passível de cancelamento. Ao cancelar o documento, o item na árvore permanece e ao clicar nele, no lugar do conteúdo do pdf, é exibido uma página informando sobre o cancelamento e o motivo da operação.
Embora seja processo digital, é necessário lembrar da importância da constituição do processo de forma que não é possível simplesmente remover documentos já inseridos num processo a qualquer momento. Nesse sentido, é muito importante conferir o documento antes de sua inserção para evitar erros relacionados ao cancelamento ou relacionados à ordenação.
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Qualquer usuário que possua login SiSe pode ser cadastrado no SIGAD com a devida permissão. Isto inclui docentes, funcionários, estagiários, alunos e inclusive usuários externos à universidade. Reforçamos que qualquer usuário deve assinar os documentos que lhe são competentes considerando a função ocupada.
Alunos e usuários externos podem ser cadastrados, mas a permissão deles se restringe à assinatura de documentos lhes foram indicados e a consulta dos documentos já assinados por eles.
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Neste caso, é necessário que as áreas façam a indicação de assinatura ao código de sua unidade, ao invés de indicar diretamente um usuário. No campo “unidade” que aparece em “Gerenciar Assinaturas” é possível indicar um código de unidade e isso faz com que usuários do código indicado tenham a permissão para gerenciar as assinaturas do documento tratado.
Desta forma, o email que estiver cadastrado naquele código de unidade receberá uma notificação com as instruções de como deve ser feito o gerenciamento da assinatura no documento e, assim, será possível ter esta intermediação nas assinaturas efetuadas pela diretoria.
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Não. Lembre que há duas instâncias distintas: a ficha de registro e o documento digital que é capturado no registro. Cada um pode ter ações distintas e caso precise corrigir o conteúdo do documento digital, é necessário excluí-lo e depois realizar a captura do documento corrigido. Mais detalhes podem ser encontrados no vídeo https://www.youtube.com/watch?v=RJT-LqPAqWc&list=PLZ_2PACxwB5p29sirGInjBvlFtdYf8Iu4&index=7.
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Não. Para indicar um usuário para assinatura basta que este usuário tenha a permissão para assinatura. Este usuário pode ser de qualquer unidade e na indicação não há trâmite do documento. Mais detalhes em https://www.youtube.com/watch?v=nq-UFPDb-Vk&list=PLZ_2PACxwB5p29sirGInjBvlFtdYf8Iu4&index=8.
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É possível criar códigos não-oficiais no SIGAD (não interfere na Tabela Pública) para essas áreas (comissões, conselhos, congregação etc.), vinculados a um código oficial. A partir desse código, o gerenciamento dos documentos dessas áreas é permitido.
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Não é necessário pedir autorização, mas se a numeração de algum desses documentos já foi iniciada, será necessário informar o último número para o SIARQ antes de registrar o próximo documento, para que a configuração no SIGAD seja feita.
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A impressão de um documento assinado eletronicamente é uma cópia (o documento original é a versão digital). Sendo assim, é necessário avaliar cada caso, no sentido de averiguar as consequências de prosseguir com uma cópia do documento no processo.
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Neste caso, a melhor alternativa seria criar um dossiê e registrar as deliberações dentro dele. Para mais detalhes sobre esse procedimento, consultar https://www.youtube.com/watch?v=cIGI6JnSdLg&list=PLZ_2PACxwB5p29sirGInjBvlFtdYf8Iu4&index=18.
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Entre em contato com o SIARQ através do protcent@unicamp.br mencionando a espécie que se deseja criar e qual o contexto de sua emissão. Avaliaremos o caso e criaremos a espécie no SIGAD ou mostraremos uma outra opção adequada.
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Documentos nato-digitais são aqueles já criados em meio digital; documentos digitalizados são aqueles que passaram por procedimento de conversão para obtenção de cópia digital (foram escaneados, por exemplo). Sendo assim, um documento criado em meio digital, convertido em PDF e já disponibilizado no SIGAD (para assinatura ou outras providências) deve ser considerado NATO-DIGITAL. Por outro lado, se um documento é criado em meio digital, mas depois é impresso e assinado fisicamente, tornando-o documento original, ao ser escaneado para inclusão no SIGAD deve ser considerado DOCUMENTO DIGITALIZADO.
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Não necessariamente. Recomendamos o registro para os atos administrativos numerados, tais como ofícios, pareceres, deliberações etc. Documentos que não precisam dessa numeração e serão tramitados de forma avulsa podem ser apenas protocolados, como formulários, por exemplo. Atas e pautas geralmente são incluídas em dossiês específicos para este fim, já que também não possuem esse controle anual de numeração. Não existe uma regra, cada unidade/órgão verifica o que melhor atende suas necessidades.
Obs.: caso o documento avulso seja juntado direto em dossiê/processo e não precise de número de registro ou protocolo, juntar pela opção Capturar. Para maiores informações chegue o vídeo abaixo:
https://www.youtube.com/watch?v=VWQ2wFdDfPM&list=PLZ_2PACxwB5pgKXh62Fpl2Et2fPgDaVpF&index=6&t=20s.
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1ª opção: abrir um dossiê ou processo, dependendo da complexidade do assunto, e juntar o documento recebido mais as respostas necessárias (através do botão Documento SIGAD, no primeiro caso; analisar como a resposta será produzida para verificar a forma de inclusão no dossiê/processo). Lembrete: um documento avulso juntado a outro gera um conjunto, no caso, dossiê ou processo.
2ª opção: em caso de resposta simples: registrar/protocolar a resposta no SIGAD, relacionando com o documento que motivou a resposta (área Documentos Relacionados nas fichas de registro e protocolo); ao devolver para o remetente, encaminhar os dois documentos.
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Após a análise de prazos e destino de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos vigente, relacionar os documentos que já cumpriram o prazo de arquivamento e com destino à eliminação, em formulário - relação de eliminação de documentos. Após preenchimento e aprovação do formulário, encaminhar ao Arquivo Central – SIARQ, seguindo os passos presentes na Instrução de Eliminação, para autorização e publicação em edital de ciência de eliminação de documentos.
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Os documentos que não constam em Tabela de Temporalidade de Documentos vigentes somente poderão ser eliminados com autorização do Arquivo Central do SIARQ. É necessário o preenchimento do formulário para emissão de parecer CCAD da Comissão Central de Avaliação de Documentos -, e após aprovação encaminhar ao Arquivo Central – SIARQ, para submeter a aprovação da CCAD que emitirá parecer favorável a eliminação.
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CONTATOS DO SIARQ
Arquivo Central do Sistema de Arquivos - SIARQ
Horário de Atendimento:
De 2ª a 6ª feira - das 8h30 às 17h30
SIGAD-UNICAMP (Processo em papel, Processo Digital, Atos-Administrativos)
protcent@unicamp.br
Chat: protcent@unicamp.br
+55 19 3521-6449
Consultas e/ou informações do acervo histórico:
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