O acervo arquivístico sob a responsabilidade do SIARQ/UNICAMP compreende documentos de qualquer tipo e suporte, produzidos, recebidos ou acumulados: I – pelas unidades e órgãos da Universidade no desempenho de suas funções, em cumprimento de suas competências acadêmicas e jurídico-administrativas; II – por pessoas físicas ou jurídicas de direito privado, cuja custódia foi assumida pelo SIARQ/UNICAMP, por ser considerado de interesse para a Universidade.
Os documentos produzidos pelas unidades e órgãos da UNICAMP, em seus processos de negócio, são transferidos periodicamente por meio de normativas estabelecidas. Passam por um processo de avaliação, sendo eliminados aqueles cujos prazos previstos em legislação já foram mantidos; e preservados os de guarda permanente. Já os arquivos pessoais adquiridos por meio de doação ou compra são tratados e dispostos à consulta. O acervo compreende, portanto, documentos de diversos tipos e em vários suportes, incluindo os documentos digitais.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Constituído por documentos que pertencem às unidades e órgãos produtores, mas que requerem, por determinação legal, fiscal ou jurídica longo tempo de guarda.
São conjuntos documentais que devem ser mantidos íntegros e autênticos e à disposição para fiscalização ou uso dos órgãos produtores. Passa periodicamente por rigoroso processo de avaliação, cujo destino pode ser a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente.
Está aberto aos produtores e ao público em geral, quando não há restrição de acesso. Trata-se de um acervo documental que está aberto a novas incorporações, recolhimentos e avaliações para descartes a partir da utilização dos instrumentos de gestão arquivística, como Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade. O Arquivo Intermediário contempla documentos de todas as unidades e órgãos da UNICAMP.
ARQUIVO PERMANENTE
Trata-se do patrimônio documental histórico da UNICAMP, constituído por conjuntos denominados de fundos ou coleções que provêm tanto das unidades e órgãos da Universidade, como de doações de pessoas ou da própria produção do AC/SIARQ, contemplando entrevistas, história oral e publicações. Este acervo prevê um tratamento especializado, por se tratar de documentos de guarda permanente por seus valores históricos, culturais, informativos para a pesquisa acadêmica, científica ou para a sociedade, de um modo geral. Ele é composto por diversos tipos de documentos como fotografias, plantas, cartazes, documentos textuais, objetos, filmes, entre outros. O tratamento para conservação de documentos permanentes ou de longo prazo de guarda, requer requisitos especializados, que visam a sua longevidade pelo tempo que for necessário. O patrimônio documental é aberto a comunidade e busca atender a demanda de diferentes tipos de pesquisadores. A própria UNICAMP é uma grande usuária, toda vez que precisa recorrer à sua própria memória, para produção de eventos comemorativos ou para referenciar novos projetos e tomadas de decisão. O arquivo permanente é constituído por 361 fundos e coleções documentais.
Alguns documentos do acervo foram migrados para o formato digital por estarem em suportes e mídias obsoletas e com perspectiva de perdas, como, por exemplo, filmes em VHS e outros formatos, com recursos de projeto de fomento da FAPESP. Por requisitos de segurança, a equipe técnica do AC/SIARQ tem digitalizado documentos únicos, que necessitam de proteção, disponibilizando seus representantes digitais. O AC/SIARQ também serve como repositório para armazenamento de cópias de segurança de outras unidades e órgãos da Unicamp. Também apoia a produção e guarda de documentos digitais elaborados por diferentes sistemas de negócio na Universidade.
UM POUCO DE NOSSOS FUNDOS E COLEÇÕES
O acervo do AC/SIARQ congrega fundos e coleções institucionais que oferecem possibilidades de estudo sobre a trajetória da instituição, seja no âmbito do ensino e pesquisa nos níveis de graduação, pós-graduação e residência, seja no âmbito administrativo.
O fundo Conselho de Entidades (1958-1963), constituído por documentos do órgão que desencadeou o movimento pró-criação da Faculdade de Medicina e que deu origem à Universidade traz informações sobre a criação, a instalação e o desenvolvimento da Unicamp, tal como o fundo da Comissão Organizadora da Unicamp (1965-1966), responsável pela implantação da Faculdade de Medicina e pelo planejamento da instalação das demais unidades que viriam integrar a Unicamp; Já o fundo Gabinete do Reitor (1963-), reúne documentos provenientes das ações dos reitores, entre eles o grupo Zeferino Vaz (1965-1978), constituído por uma vasta documentação referente a estruturação da Universidade;
Em relação a documentação proveniente das unidades e órgãos da Universidade, destacamos: o fundo Diretoria Geral de Recursos Humanos (1958-) que reúne processos de vida funcional e anexos que comprovam a carreira acadêmica e científica dos docentes, um rico manancial sobre a produção científica da universidade; o fundo Pró-Reitoria de Pesquisa (1978-) que reúne dossiês provenientes dos financiamentos das pesquisas universitárias e atividades de extensão; o fundo Diretoria Acadêmica (1963-), incumbida do registro e controle do corpo discente da universidade. Integram o seu acervo: processos de vida acadêmica de alunos, boletins de notas e frequência, relatórios de atividades das unidades, entre outros;
Destacam-se também o fundo Conselho Universitário (1967-) órgão supremo de deliberação da Universidade que reúne documentos provenientes de suas ações e de suas Comissões, o da Procuradoria Geral (1967-), reunindo documentos provenientes do assessoramento jurídico e representação judicial da universidade e, por fim, o da Assessoria de Comunicação e Imprensa da Unicamp (1963-), que tem seu acervo constituído por clippings de jornais com notícias sobre a Unicamp publicados na imprensa, jornais internos e fotografias.
O AC/SIARQ também possui fundos e coleções pessoais dos profissionais ligados à produção científica dessa instituição e que dela fizeram parte. Tais fundos, provenientes de doação ou recolhimento, permitem estudar a contribuição de tais indivíduos para a sociedade, suas trajetórias intelectuais e pessoais, além das relações estabelecidas com outros cientistas e instituições e, por fim, permite conhecer igualmente a trajetória da própria Universidade Estadual de Campinas.
Entre esses arquivos pessoais, destacam-se os fundos: Zeferino Vaz (1928-1982), principal idealizador da Unicamp. Seu acervo é representativo dos percursos da Universidade em suas primeiras décadas. A documentação desse arquivo é diversificada e abrange documentos como: correspondências, relatórios de atividades profissionais, currículos, artigos, monografias, livros, cadernos de campo, projetos de pesquisa, registros fotográficos, sonoros e audiovisuais, documentos de identificação e objetos pessoais.
O fundo Sérgio Buarque de Holanda (1554-1990), reúne documentos produzidos e acumulados pelo jornalista, crítico literário, sociólogo e historiador que refletem a sua vida e obra. Em geral são correspondências, cadernos e blocos de anotações de pesquisas, transcrições e fac-símiles de documentos de bibliotecas e arquivos nacionais e internacionais, recortes de jornais com resenhas de livros, críticas literárias e ensaios, fotografias, originais de discursos e documentos. Já o fundo Cesar Lattes é considerado de interesse público e social desde 2011, pelo Decreto Federal de 1º de junho de 2011 , por se tratar de um conjunto documental de grande relevância para a história da ciência, pela singularidade e ineditismo de suas descobertas, fundamentais para o desenvolvimento da física atômica em âmbito nacional e internacional. É composto por correspondências pessoais e oficiais, artigos científicos publicados em livros e publicações seriadas, anotações de pesquisa em mapas e cadernos de campo de reconstrução dos eventos coletados; certificados e diplomas; artigos sobre o titular; fotografias pessoais e de trabalho; gravuras, desenhos, mapas, além acervo de chapas e filmes de emulsão nuclear, obtidos a partir da detecção dos raios cósmicos.
