São as unidades responsáveis pelas atividades de arquivos semi-ativos, localizadas nas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.


Aos protocolos e arquivos das unidades e órgãos compete:

I – racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados;

II – conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas das unidades e órgãos os quais estão subordinados;

III – manter o cadastro e o controle dos usuários do sistema informatizado de protocolo e arquivo;

IV – manter o cadastro de protocolos e de arquivos existentes e seus respectivos acervos documentais;

V – atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;

VI – participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos ao Arquivo Central, conforme planos de destinação estabelecidos;

VII – orientar ou coordenar a execução de programas, diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;

VIII – proceder às autuações de processos e os registros de documentos ou expedientes da unidade e/ou órgão;

IX – controlar a tramitação e a distribuição de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos, zelando pela qualidade das operações de recebimento e encaminhamentos e condições físicas dos documentos;

X – efetuar o encerramento de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos visando transferências e recolhimentos aos arquivos nos prazos estabelecidos em Tabelas de Temporalidade aprovadas pela UNICAMP;

XI – proceder ao arquivamento e conservação de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos.


Os documentos correntes (vigentes) constituem os arquivos de gestão, responsáveis pelas atividades de arquivo ativo cujos documentos se encontram em trâmite e com uso intenso.

(Deliberação CONSU A-10/2013, artigo 30)

Responsáveis

 

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