Com muitos desafios e avanços, o SIGAD-Unicamp, sistema de gestão de documentos arquivísticos físicos e digitais produzidos e/ou recebidos pela Universidade, completou uma década de implantação em setembro deste ano. Na primeira matéria desta série comemorativa, voltamos a 2007. Apesar de, desde 1993, a Unicamp ter um Sistema de Protocolo, havia demanda por uma solução que fosse além e tratasse, de fato, documentos avulsos. Isso significaria controlar e integrar as diversas fases documentais: registro/protocolo, classificação, tramitação, avaliação e destinação dos documentos avulsos.
Com apoio de um grupo técnico com representantes de diversos órgãos da Unicamp, nossa equipe se debruçou em diversos testes e na implantação do Projeto Piloto do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, com a captura e tramitação. Primeiramente, o aplicativo SIGAD/T, com tecnologia open source, foi utilizado no SIARQ e em uma unidade de ensino e pesquisa, a Faculdade de Engenharia Agrícola (Feagri). No ano seguinte, foi a vez de testes e implantação na Faculdade de Ciências Aplicadas (FCA) e na Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH). Sistemas locais de unidades, como a Procuradoria Geral (PG), Extecamp, Gabinete do Reitor (GR) e Prefeitura do Campus deram apoio, além de modelos e conceitos do e-Arq Brasil, ISAD(G), projeto InterPARES e Manual de Gestão por Processos (GEPRO) da Unicamp. Com a participação de usuários finais, os desenvolvedores do SIARQ tiveram mais elementos para implementar melhorias que levariam, tempos depois, à substituição do sistema vigente pelo SIGAD-Unicamp, amplamente utilizado pela comunidade universitária.
O SIGAD/T foi vinculado ao projeto institucional de gestão e de preservação de documentos arquivísticos digitais da Unicamp, instalado em 2007. Vale lembrar um importante reconhecimento: em 2011, o projeto venceu a 1ª edição do Prêmio Paepe entre os concorrentes da Administração Central! Carinhosamente, o projeto foi chamado de “Sigadinho”. Enquanto estava em funcionamento, profissionais já avançavam no desenvolvimento do atual SIGAD, sistema de gestão de documentos avulsos e processos, tanto em papel como em meio digital.
