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Especialistas destacam desafios e perspectivas dos repositórios arquivísticos digitais

O Dia Internacional de Preservação Digital, celebrado em 4 de novembro, marcou a realização do Fórum Permanente "Repositório Arquivístico Digital Confiável: uso institucional de arquivos e centros de documentação da Unicamp", evento realizado pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (ProEC), em formato online. Participantes compartilharam experiências e reflexões sobre potencialidades e desafios para a implantação de políticas e ferramentas tecnológicas para repositórios institucionais de documentos digitais confiáveis. O encontro também apresentou uma prévia do ReDiSAP (Repositório Digital de Documentos Arquivísticos Permanentes e Sistema Informatizado de Acervos Permanentes da Unicamp), plataforma que deve ser lançada em 2022 para todos os usuários. 

O evento foi organizado pelo grupo de trabalho do ReDiSAP, por meio de parceria entre Arquivo Central do Sistema de Arquivos (SIARQ/CGU), Arquivo Edgard Leuenroth do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (AEL/IFCH), Centro de Documentação Alexandre Eulálio do Instituto de Estudos da Linguagem (CEDAE/IEL), Centro de Lógica e Epistemologia da Ciência (CLE/COCEN), Centro de Memória da Unicamp (CMU/COCEN) e Centro de Memória e Arquivo da Faculdade de Ciências Médicas (CMA/FCM). Composto por três sessões, o encontro foi moderado por Andressa Piconi, diretora da área de Tecnologia da Informação do AC/SIARQ.

Ao saudar o público, Janaína Andiara dos Santos, coordenadora do AC/SIARQ, afirmou que a proposta do evento foi elaborada dentro do contexto de criação do repositório da Unicamp e de esforços gerais de preservação digital das instituições brasileiras nos últimos anos. “É fundamental dialogarmos sobre capacitação e desafios, tanto sob o ponto de vista técnico como de políticas públicas”, enfatizou. José Luiz Costa, assessor da ProEC, também participou da mesa de abertura. Segundo o professor, a questão dos repositórios arquivísticos é “mais um exemplo de tema relevante em pauta, em um período em que acesso e produção de documentos nas instituições tiveram que ser revisitados por conta do trabalho remoto”. 

RDC-Arq: segurança para o acesso a informações e preservação de memória

Na conferência de abertura, Daniel Flores, professor da Universidade Federal Fluminense (UFF), explorou conceitos e funcionalidades de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). As observações vieram a partir de pesquisas realizadas na UFF sobre as soluções de RDC-Arq utilizadas em softwares livres e levando-se em conta resoluções e normativas de arquivo. De acordo com o professor, um exemplo de mudança que o uso integrado de sistemas como Archivematica e AtoM possibilita é de que a guarda de documentos permanentes pode ser feita em um único local e não mais em diversas mídias externas. “Também pontuo o fim da intervenção manual nos diversos suportes por parte do arquivista. Profissionais devem focar, neste momento, na elaboração, implementação e supervisão das políticas arquivísticas”, explica Flores. 

Dessa forma, o ambiente de preservação dos documentos se situa fora da web em um constante fluxo de dados, mas o espaço de pesquisa pelos usuários é acessado pela internet, garantindo transparência e segurança aos cidadãos. Em termos institucionais, como é o caso de uma universidade, a sugestão é uma plataforma centralizada, mas com várias submissões nos locais de custódia e gestão interdisciplinar e contínua, que garanta a longevidade do sistema e o estímulo à memória. “Profissionais de arquivo e de tecnologia da informação devem estar completamente alinhados na administração desse ambiente holístico, que está em constante atualização e com foco nos direitos do cidadão, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde agosto de 2020”, destaca o professor.

Em fase de homologação, interface do ReDiSAP foi apresentada no Fórum

Desde outubro deste ano, o grupo de trabalho responsável pela implantação do ReDiSAP na Unicamp, formado por representantes dos centros de documentação e arquivos, está institucionalizado na Universidade, por meio de Portaria do Gabinete do Reitor. Humberto Celeste Innarelli, diretor de serviços do AEL/IFCH, apresentou um breve histórico de trabalhos integrados, que começaram no fim dos anos 1990. Com a evolução da arquivologia digital, sistemas unificados de arquivos foram criados na Universidade, a partir de ações em rede. O início das discussões sobre o ReDiSAP foi em 2015. Atualmente, o sistema, instalado, configurado e customizado por profissionais da própria instituição, está na fase de homologação e estará disponível aos usuários no próximo ano. 

Representantes do grupo fizeram demonstrações de acesso e funcionalidades da plataforma. Roberta de Moura Botelho, diretora técnica do CEDAE/IEL, abordou exemplos de descrições arquivísticas, assim como a possibilidade de pesquisas avançadas. Eliane Morelli Abrahão, historiadora e responsável pelos Arquivos Históricos do CLE/COCEN, também sugeriu a busca de pesquisadores dedicados ao CLE e seus documentos históricos em diferentes suportes. A coordenadora do CMA/FCM, Rosana Evangelista Poderoso, apresentou parte do Fundo Bernardo Beiguelman, um dos mais procurados na área da saúde da Unicamp, já inserido na plataforma. André Luiz Paulilo, diretor do CMU/COCEN, reforçou o desafio do trabalho em conjunto na construção de protocolos internos homogêneos para o repositório, qualificação de equipe, inserção da tecnologia da informação nos processos e sincronia das ações. 

A coordenadora do AC/SIARQ, Janaína Santos, retomou desafios enfrentados pelas equipes em experiências anteriores, como o processo de migração para os sistemas e a necessidade de padronização de ações entre os órgãos participantes. As perspectivas, de acordo com Janaína, devem incluir articulação política para reforço de estrutura e normativas que apoiem a preservação digital. “Temos pela frente a integração desse sistema com outros já existentes na instituição, assim como a criação de normativas que também integrem outras. Sugerimos um programa amplo que trate, por exemplo, da tecnologia da informação neste contexto, alinhado aos trabalhos de transparência e gestão de dados realizados na instituição. Por isso mesmo, o caminho é lançar a plataforma e, junto com ela, uma proposta de governança e gestão do repositório junto à administração da Unicamp”, explica.

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Interface de acesso à plataforma do ReDiSAP da Unicamp, atualmente em fase de homologação

 

“Preservação Digital é uma questão cultural”, afirma Thiago Nicodemo

Thiago Nicodemo, coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo (Apesp), ministrou a conferência de encerramento, com o tema “políticas institucionais de preservação de documentos digitais”. Conhecedor de diversos acervos da Unicamp enquanto pesquisador, reforçou seu entusiasmo com a integração das iniciativas de preservação digital na Universidade. Por meio de um recorte histórico do tema no Brasil, o historiador despertou reflexões sobre conceitos e práticas de preservação. “Gestão de documentos e acesso sempre estiveram ligados à ideia de democracia. No nosso país, o avanço reverberou com a Constituição de 1988. Ao longo do tempo, outros momentos da história reforçaram valores como a transparência, mas a construção dessa prática enfrenta muitos desafios”. Nicodemo ressaltou a importância de políticas articuladas para a avaliação e eliminação e preservação de documentos em ambiente digital. “A gestão unificada de dados na Universidade pode garantir o acesso e a preservação dos documentos de atividades meio e fim”.

Ao apresentar algumas estratégias de preservação do Apesp, inclusive advindas no período de pandemia e do consequente aumento de dados produzidos em âmbito digital, Nicodemo reforçou o caráter cultural das iniciativas. “Preservação digital é um modo de produzir e pensar o conhecimento que está sendo oferecido aos cidadãos. Como conceito e prática, é um profícuo campo de pesquisa dentro das universidades”, concluiu. 

Nas próximas semanas, o evento estará disponível na íntegra pelo canal do Youtube dos Fóruns Permanentes.  

Confira fotos da abertura e das duas conferências do evento:

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Fóruns Permanentes: Repositório Arquivístico Digital Confiável: uso institucional de arquivos e centros de documentação da Unicamp

Estão abertas as inscrições para o Fórum Permanente “Repositório Arquivístico Digital Confiável: Uso institucional de arquivos e centros de documentação da Unicamp" que será realizado dia 4 de novembro, a partir das 14h, em formato online. O objetivo é promover conhecimento e reflexões sobre potencialidades e desafios para a implantação de políticas e ferramentas tecnológicas para repositórios institucionais de documentos digitais confiáveis em nuvens computacionais. O encontro também busca apresentar os acervos arquivísticos digitais dos arquivos e dos centros de documentação da Unicamp, considerando desafios de gestão e preservação.

Confira a chamada feita pela Coordenadora do Arquivo Central do Sistema de Arquivos (SIARQ/CGU), Janaina Andiara dos Santos e pelo Coordenador de Serviços do Arquivo Edgard Leuenroth do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (AEL/IFCH), Dr. Humberto Celeste Innarelli.

A programação completa e as inscrições podem ser feitas, através do link:

https://www.foruns.unicamp.br/eventos/forum-permanente-repositorio-arquivistico-digital-confiavel

 

 

Repositórios arquivísticos digitais pautam fórum em novembro

O Fórum Permanente "Repositório Arquivístico Digital Confiável: uso institucional de arquivos e centros de documentação da Unicamp", evento da série realizada pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (ProEC), acontece dia 4 de novembro, a partir das 14h, em formato online. O objetivo é promover conhecimento e reflexões sobre potencialidades e desafios para a implantação de políticas e ferramentas tecnológicas para repositórios institucionais de documentos digitais confiáveis em nuvens computacionais. O encontro também busca apresentar os acervos arquivísticos digitais dos arquivos e dos centros de documentação da Unicamp, considerando desafios de gestão e preservação.

Com transmissão ao vivo por meio da página dos Fóruns Permanentes, o evento é organizado em parceria entre Arquivo Central do Sistema de Arquivos (SIARQ/CGU), Arquivo Edgard Leuenroth do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (AEL/IFCH), Centro de Documentação Alexandre Eulálio do Instituto de Estudos da Linguagem(CEDAE/IEL), Centro de Lógica e Epistemologia da Ciência (CLE/COCEN), Centro de Memória Unicamp (CMU/COCEN) e Centro de Memória e Arquivo da Faculdade de Ciências Médicas (CMA/FCM).

O fórum é composto por três sessões, seguidas de debate. Às 14h30, Daniel Flores, professor da Universidade Federal Fluminense (UFF), aborda o tema “Ferramentas tecnológicas para implementação de repositórios institucionais de documentos digitais confiáveis”. Na sequência, representantes dos centros de documentação e arquivos da Unicamp apresentam iniciativas de gestão e de preservação adotadas na Universidade, dentro do contexto de patrimônio documental digital. Thiago Nicodemo, coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, ministra a terceira conferência, com o tema “políticas institucionais de preservação de documentos digitais”.

As inscrições estão abertas e são gratuitas. Haverá emissão de certificado.

Confira a programação completa e inscreva-se no site dos Fóruns Permanentes.

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AC/SIARQ participa de seminário de gestão arquivística, organizado pelo Legislativo Federal

Em alusão ao Dia do Arquivista, celebrado em 20 de outubro, a Câmara dos Deputados e o Senado Federal realizaram, no dia 21 do mesmo mês, o IV Seminário de Gestão Arquivística de Documentos do Legislativo Federal, em formato online e com transmissão ao vivo. Organizado pela Coordenação de Arquivo da Câmara dos Deputados, o evento teve como tema central “A preservação digital em instituições públicas” e apresentou palestras e experiências institucionais sobre preservação de documentos arquivísticos digitais em um cenário de uso dinâmico da tecnologia para atualizar e criar processos de trabalho, excelência na prestação de serviços e garantia de transparência aos cidadãos. Andressa Piconi, diretora de Tecnologia da Informação do AC/SIARQ, representou a instituição no seminário e abordou ações de preservação digital da Unicamp.

As políticas de gestão de documentos ao longo da história da Unicamp abriram a apresentação da diretora, que apontou os principais marcos desde 2003, quando foi  constituído o primeiro grupo de trabalho de documentos arquivísticos eletrônicos. “Por meio de resoluções e normativas, o AC/SIARQ tem como missão coordenar a gestão e a preservação de documentos produzidos e recebidos pelas unidades e órgãos de toda a Universidade, em qualquer suporte ou idade do ciclo documental”, explicou Andressa.

Na sequência, abordou o desenvolvimento do SIGAD-UNICAMP (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos), implantado em 2015. Com nove mil usuários, o ambiente contém todos os dados de processos administrativos da Unicamp e segue em constante atualização. O sistema foi desenvolvido pela equipe de tecnologia da informação do AC/SIARQ e se integra com os sistemas de negócios da Universidade. Dois anos depois da implantação, foram estabelecidos procedimentos para uso de assinaturas digitais e outros meios de comprovação de autoria e integridade dos documentos, além do Projeto Processos Digitais, no âmbito do planejamento estratégico da Unicamp. “A pandemia acelerou esse fluxo de processos digitais, o que nos levou a ampliar a capacitação dos usuários na área”, contou Andressa. Ela também relatou a experiência de criação do Repositório Digital de Documentos Arquivísticos Permanentes e Sistema Informatizado de Acervos Permanentes (ReDISAP) da Unicamp, fruto de parceria entre seis arquivos e centros de documentação da instituição, desde 2019. O projeto está em fase de testes, migração de documentos digitais, oficinas e elaboração de manual interno de usuários. “Em breve, teremos um ambiente de desenvolvimento, homologação e produção, hospedado na nuvem da Unicamp, em um storage centralizado para preservação e acesso. ReDISAP e SIGAD devem se integrar, viabilizando o recolhimento do acervo digital permanente e sua disponibilização aos usuários”, salientou a diretora. 

Na apresentação, Andressa definiu a preservação dos documentos nato digitais como prioritária e destacou o desenvolvimento de projetos de digitalização de séries documentais e atendimento de demandas de usuários. Como perspectivas e desafios em preservação digital, além da implantação e aperfeiçoamento do ReDISAP, estão “inclusão e processamento de grande volume de documentos digitais, integração com plataforma do Sistema de Bibliotecas e com o SIGAD-UNICAMP, uso de autenticação corporativa nos sistemas e criação de normas e políticas para atualização, manutenção e evolução das ferramentas utilizadas”, concluiu.

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Andressa Piconi participa do IV Seminário de Gestão Arquivística de Documentos do Legislativo Federal

AC/SIARQ participa de webinar sobre preservação digital

Profissionais de arquivo e de ciência da informação de todo o Brasil participaram do webinar “Políticas de Preservação Digital”, realizado em 10 de setembro, pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict). O evento teve como objetivo reunir representantes do Ibict e de outras onze instituições brasileiras que já oficializaram suas políticas de preservação digital, com o propósito de discutir experiências na área. 

Janaína Andiara dos Santos, coordenadora do AC/SIARQ, apresentou o órgão como gestor e responsável pela preservação dos documentos produzidos pela Unicamp em diversos suportes. O AC/SIARQ também atua em parceria com outros arquivos e centros de documentação da Universidade, que custodiam documentos de valor permanente. Ela relatou que a proposta de política de gestão de documentos digitais remonta ao início da década de 2000, com a criação do Grupo de Trabalho de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (GDAE), cujo relatório com os planos de ação foi entregue em 2006. Aspectos como infraestrutura, intercâmbio com outras instituições e capacitação contínua de pessoal, já previstos nessa primeira proposta, deram base às diretrizes estabelecidas, anos depois, em Resoluções e Instruções Normativas da Unicamp, focadas na preservação, gestão e acesso aos documentos digitais produzidos e/ou recebidos. Uma comissão interdisciplinar para implementação dessa política foi constituída. “Dando sequência ao trabalho da equipe anterior, além da política, esse grupo entendeu a necessidade de um sistema informatizado que centralizasse essa gestão de documentos, produzidos em todos os suportes. Foi nesse contexto que o SIGAD começou a ser desenvolvido”, explica. O SIGAD-Unicamp (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos), composto por módulos, integra os dados dos documentos em suporte convencional com a documentação já gerada digitalmente desde 2017 e que, com a pandemia, ganhou ainda mais impulso por conta das atividades remotas. 

Janaína também destacou o acompanhamento contínuo das leis e atualização das normativas, além do desenvolvimento do ReDISAP (Repositório Digital e Sistema de Arquivos Permanentes da Unicamp), elaborado em parceria com os centros de documentação e memória da instituição, a ser lançado nos próximos meses. Ela reforça a importância de a política de preservação digital ser tratada como questão estratégica e articulada com diversas instâncias na Universidade. “O AC/SIARQ é vinculado à Coordenadoria Geral da Universidade (CGU), que responde pela gestão estratégica de dados. Também integramos formalmente o Conselho de Tecnologia de Informação e Comunicação (ConTIC), o que nos proporciona pautar e participar de diversas políticas e projetos para a instituição”, explica a coordenadora.

Com moderação de Miguel Ángel Mardero Arellano, coordenador da Rede Cariniana do Ibict, o evento também contou com apresentações de Alex Holanda, coordenador de Preservação Digital do Arquivo Nacional; Neiva Pavezi, arquivista da Universidade Federal de Santa Maria; ​Isabel Ayres Maringelli, coordenadora da Biblioteca e do Cedoc da Pinacoteca de São Paulo; Julio Cesar de Andrade Souza, coordenador de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça, José Carlos Abbud Grácio, presidente da Comissão Permanente de Preservação Digital da Unesp; André Freire da Silva, diretor do Centro de Documentação e Informação da Câmara dos Deputados; Joaquim Marçal Ferreira de Andrade, coordenador da Biblioteca Nacional Digital; ​Marcos José de Araújo Pinheiro, diretor da Casa de Oswaldo Cruz; Tiago Emmanuel Nunes Braga, coordenador-geral da CGTI do Ibict e Abel Packer, diretor do programa Scielo, da Fapesp. Na segunda parte do webinar, houve debates e detalhamento das políticas de preservação das instituições, como por exemplo, no que tange à autenticidade de documentos, direitos autorais, planejamento e estratégias.

O webinar está disponível no Youtube.

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